Das Ende März 2024 verabschiedete Wachstumschancengesetz regelt, dass für Leistungen zwischen umsatzsteuerlichen Unternehmern (Business-to-Business, kurz B2B) in Deutschland schon zum 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht eingeführt wird. Das löst bei allen Unternehmen Handlungsbedarf aus. Besonders kleine Unternehmen, aber auch private Vermieter stehen vor großen Herausforderungen.
Die Einführung der E-Rechnung ist ein weiterer Schritt zum papierlosen Büro. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand: E-Rechnungen können schneller erstellt, versendet und verarbeitet werden als Papierrechnungen. Papier, Toner und Porto werden weniger benötigt und damit Kosten verringert. Gleichzeitig können Ressourcen gespart werden, was zum Umweltschutz beiträgt. Deutschland ist mit diesem Schritt zur Digitalisierung von Rechnungen nicht allein, denn die E-Rechnungspflicht ist ein gemeinschaftliches Projekt der Europäischen Union im Rahmen der sogenannten VIDA-Initiative. Danach sollen die digitalen Umsatzsteuer-Meldepflichten vollumfänglich reformiert werden und spätestens ab 2028 in allen Ländern der Europäischen Union in Kraft treten.
Einfache Belege als PDF per Mail sind keine E-Rechnung
Viele Unternehmer werden jetzt sagen: Ich versende meine Rechnungen doch schon längst nicht mehr in Papierform, sondern per E-Mail als PDF, oftmals direkt aus der Auftragsbearbeitung und dem Warenwirtschaftssystem heraus. Doch nicht jede Rechnung, die auf elektronischem Weg versendet wird, ist schon eine E-Rechnung. Diese erfordert ein bestimmtes strukturiertes elektronisches Format.
Ob Einzelunternehmen, Personengesellschaft oder GmbH, ob klein oder groß, ob Produzent, Dienstleister, Einzelhändler,
Landwirt, Heilberufler oder Vermieter – die E-Rechnungspflicht betrifft jeden. Alle Unternehmen müssen vom 1. Januar 2025 an in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Nur für die leistenden Unternehmer, also für das Versenden von E-Rechnungen, gewährt der Gesetzgeber bis zum 31. Dezember 2027 noch einige Übergangsregelungen, die den Umstieg auf die E-Rechnung etwas sanfter gestalten sollen.
Was ist eine E-Rechnung genau?
Für eine E-Rechnung ist es erforderlich, dass sie in einem vorgegebenen strukturierten Dateiformat nach der europäischen Norm EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. E-Rechnungen basieren auf einem XML-Datensatz. Sie gewährleisten eine automatisierte Weiterverarbeitung, weil die Rechnungsdaten direkt in die verarbeitenden Systeme importiert werden können. Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen können sie aber auch für den Menschen lesbar dargestellt werden. Der XStandard und das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 sind anerkannte E-Rechnungsformate.
Eine E-Rechnung kann auch als sogenannte hybride Rechnung erstellt werden. Ein hybrides Format besteht neben dem strukturierten Datenteil (XML-Datei) zusätzlich aus einem menschenlesbaren Datenteil (z. B. PDF-Dokument). Beide Datenteile sind in einer Datei zusammengefasst. Beispielsweise fällt das Format ZUGFeRD unter die hybriden Rechnungsformate.
Ab 2025 gilt zunächst die Empfangspflicht für Unternehmer
Für die Ausstellung der E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen bis Ende 2027, sodass leistende Unternehmer in den Jahren 2025 und 2026 wählen können, ob und ab wann sie E-Rechnungen ausstellen. Für die Empfangspflicht gibt es aber keine Ausnahmen.
Alle inländischen Unternehmer sind bereits ab 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Selbst nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen (z. B. aus dem Heilberufebereich) und umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sind von der Empfangspflicht von E-Rechnungen betroffen. Dies hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem ersten Entwurf für ein Einführungsschreiben bereits bestätigt. Das bedeutet: Auch ein privater Vermieter, selbst wenn er nur Wohnungen umsatzsteuerfrei vermietet, ist Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Damit ist er verpflichtet E-Rechnungen (bspw. für Betriebskosten, Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen usw.) empfangen zu können.
Was ist für den Empfang von E-Rechnungen zu tun?
Für den Empfang einer E-Rechnung reicht es grundsätzlich aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Es muss aber auch sichergestellt werden, dass die Datenformate der Lieferanten oder Dienstleister mit der vorhandenen Hardware und Buchhaltungs-Software gelesen, verarbeitet und archiviert werden können.
Für E-Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen (8 Jahre) wie für Papierrechnungen. Dabei sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)“ zu beachten. Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist dabei so aufzubewahren, dass dieser in seinem ursprünglichen Format vorliegt und insbesondere auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.
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Bis zum Start der E-Rechnungspflicht am 1. Januar 2025 ist nur noch wenig Zeit, auch wenn die leistenden Unternehmern aufgrund der Übergangsregelungen nicht sofort mit der Ausstellung und Versendung von E-Rechnungen beginnen müssen.
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