Seit Anfang 2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen etabliert. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, mit dem der Gesetzgeber die schrittweise Umstellung beschlossen hat. Viele Unternehmer haben sich bereits mit den neuen Vorgaben befasst. Trotzdem zeigt sich in der Praxis, dass der Zeitfaktor häufig unterschätzt wird. Die Übergangsfristen laufen und sie sind kürzer, als es auf den ersten Blick scheint.
Rückblick und Ist-Zustand
Bereits seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Das gilt unabhängig von Größe, Branche oder Umsatz. Auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer sind von der Empfangspflicht betroffen. Für eine E-Rechnung ist nicht nur die elektronische Übermittlung zwingend erforderlich. Rechnungen müssen künftig strukturiert und maschinenlesbar vorliegen. Eine einfache PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung. Erforderlich sind Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, bei denen die Rechnungsdaten in standardisierter Form hinterlegt sind. Nur so können die Rechnungsdaten automatisiert in Buchhaltungssysteme übernommen und weiterverarbeitet werden. Für viele Unternehmen bedeutete die E-Rechnungspflicht zunächst vor allem eine technische Anpassung beim Rechnungseingang. So reicht es nicht, eine E-Mail-Adresse bereitzuhalten. Es muss zudem sichergestellt sein, dass eingehende strukturierte Datensätze korrekt eingelesen, geprüft und archiviert werden können.
Übergangsphase für den Rechnungsausgang
Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten weiterhin Übergangsregelungen. Aktuell dürfen viele Unternehmen noch Papierrechnungen oder einfache elektronische Formate wie PDF verwenden. Teilweise ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Diese Übergangszeit soll den Betrieben ermöglichen, ihre internen Abläufe schrittweise umzustellen. Maßgeblich ist dabei zunächst der 31. Dezember 2026.
Ab dem 1. Januar 2027 greift bereits die nächste Stufe: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind dann grundsätzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Für kleinere Betriebe gelten verlängerte Fristen. Spätestens ab 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich für alle verpflichtend. Gerade für mittelständische Unternehmen ist es daher sinnvoll, die Umsatzgrenze im Blick zu behalten. Wer sich in der Nähe dieser Schwelle bewegt, sollte nicht erst in 2027 mit der Umstellung beginnen, denn Auswahl, Einführung und Testphase neuer Software für die Ausstellung von E-Rechnungen braucht Zeit.
Wen betrifft die Pflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden. Auch in bestimmten Sonderfällen, wie bei steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nummer 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz, gelten Besonderheiten. Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer müssen grundsätzlich keine E-Rechnungen ausstellen, sind jedoch zum Empfang verpflichtet. Damit stellt sich auch für sie die Frage nach geeigneten technischen Lösungen. Selbst wer nur wenige Rechnungen im Jahr erhält, muss diese ordnungsgemäß verarbeiten und aufbewahren können.
Ein weiterer zentraler Punkt ist die Archivierung. Elektronische Rechnungen sind im ursprünglichen Datenformat zu speichern. Maßgeblich sind die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die Daten müssen unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar bleiben. Ein bloßer Ausdruck oder die Umwandlung in ein anderes Dateiformat genügt nicht. Unternehmen sollten daher prüfen, ob ihr Dokumentenmanagementsystem diese Voraussetzungen erfüllt und ob interne Verfahrensdokumentationen angepasst werden müssen.
Orgaaufwand nicht unterschätzen
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist kein rein technisches Projekt. Sie betrifft Abläufe im Einkauf, in der Buchhaltung und teilweise auch im Vertrieb. Wer Rechnungen bislang manuell erfasst oder freigibt, muss Prozesse neu definieren. Zuständigkeiten, Prüfpfade und Vertretungsregelungen sollten klar geregelt sein. Andernfalls drohen Verzögerungen oder Fehler bei der Verbuchung.
Auch das Thema Datensicherheit gewinnt an Bedeutung. Elektronische Rechnungen enthalten sensible Unternehmensdaten. Entsprechend sollten Zugriffsrechte klar geregelt und regelmäßige Datensicherungen selbstverständlich sein.
Fazit
Auch wenn die gesetzlichen Fristen noch Spielraum lassen, sollte die Umstellung nicht auf die lange Bank geschoben werden. Kurz vor Ablauf der Übergangsfristen wird die Nachfrage nach Softwarelösungen und Beratung deutlich steigen. Wer jetzt ohne Zeitstress strategisch plant, kann Angebote vergleichen, Lösungen testen und seine Mitarbeiter schulen.
Daneben eröffnet die E-Rechnung durchaus auch praktische Vorteile. Denn standardisierte Datenformate reduzieren den Aufwand beim Erfassen und Fehlerquellen. Auch Zahlungsziele lassen sich leichter überwachen, und der gesamte Rechnungsprozess wird transparenter.
Dieser Beitrag ist eine Fortsetzung zum Artikel „E-Rechnung: Die neue Pflicht für Unternehmer“.
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