Bernau: Wenn in Bernau eine Sitzung wie zum Beispiel die Stadtverordnetenversammlung beginnt, läuft vieles reibungslos, ohne dass die meisten Menschen merken, wie viel Vorbereitung und Präzision dahintersteckt. Im Rathaus sorgt der Sitzungsdienst dafür, dass Stadtverordnete, Ausschüsse, Ortsbeiräte und der Seniorenbeirat arbeiten können. Florian Kandulla und Nico Flohr geben Einblicke in einen Arbeitsalltag, der zugleich routiniert und unvorhersehbar ist. Zusammen mit Christian Böhm sind sie die drei Kollegen im Sitzungsdienst.
Zwischen Routine und Überraschung
„Wir sind der Knotenpunkt zwischen Verwaltung, Politik und den Menschen in Bernau“, sagt Florian Kandulla und beschreibt den Sitzungsdienst als Allrounder, der Sitzungen vorbereitet, durchführt, nachbereitet und zugleich Ansprechpartner für Politik, Fachämter sowie Bürgerinnen und Bürger ist. Die Arbeit folgt einem wiederkehrenden Rhythmus, der sich durch die Sitzungstermine ergibt. Gleichzeitig mischen sich immer wieder spontane Einsätze in den Ablauf. „Es kann durchaus sein, dass man an einem Freitag um 16 Uhr noch beginnt, mit dem Auto Post auszufahren, damit sich die Politikerinnen und Politiker auf ihre Sitzung vorbereiten können“, sagt Nico Flohr. Insbesondere wenn Sitzungstage länger dauern, kann das schon kräftezehrend sein. Gleichzeitig geben beide an, gerne am Zahn der Zeit zu sein. Nirgendwo sonst bekomme man einen so unmittelbaren Einblick in die neuesten Vorhaben der Stadt wie hier, sagen die jungen Männer.
Die unsichtbare Vorarbeit
Was die Öffentlichkeit kaum wahrnimmt, ist die Detailarbeit, die vor und nach jeder Sitzung geschieht. Florian Kandulla nennt die innerbehördlichen Absprachen, die Prüfung von Rechtsgrundlagen und die Auszahlung der Sitzungsgelder als immer wiederkehrende Aufgaben. Sein Kollege ergänzt, dass der Sitzungsdienst zudem die Fachportale pflegt und die Termine der Sitzungen bekannt macht. Hinzu kommen Archivierung und die Vorbereitung des Bürgersaals für die Sitzungen — Sitzordnung einhalten, Sprechstellen aufstellen, Unterlagen bereitlegen. Die Tagesordnung entsteht als Zusammenspiel: Fraktionen und Verwaltung reichen Vorschläge ein, der Sitzungsdienst sammelt alle Vorlagen und Informationen, stellt die Tagesordnungen auf und holt sich das „grüne Licht“ von den Gremienvorsitzenden und dem Bürgermeister ein. „Wir prüfen die formellen Voraussetzungen und sorgen dafür, dass alle Vorlagen in die zuständigen Hände kommen“, erklärt Nico Flohr.
Nach der Sitzung zählt Genauigkeit
Am Ende jeder Sitzung muss ein Protokoll erstellt werden, was mehr als eine bloße Mitschrift ist. „Ein gutes Protokoll erkennt man daran, dass der Wille und die Intention der sprechenden Person korrekt wiedergegeben werden. Einen mehrminütigen Redebeitrag zu einem komplexen Thema muss man teilweise mehrmals hören, um wirklich die Essenz für das Protokoll verständlich herausarbeiten zu können“, sagt Nico Flohr. Diese Sorgfalt ist notwendig, damit Entscheidungen später rechtssicher nachzuvollziehen und umzusetzen sind.
Digitalisierung: Erleichterung und Ziel
Die Digitalisierung hat die Arbeit des Sitzungsdienstes grundlegend verändert. Früher bedeutete Sitzungsorganisation oft Papierberge und lange Dienstwege, Unterschriften wurden auf Papier eingeholt und umfangreiche Unterlagen mussten persönlich verteilt werden. „Ich bin sehr froh darüber, dass digitale Gremienarbeit mittlerweile möglich ist“, sagt Florian Kandulla. Heute können viele Mandatsträger digital arbeiten, dennoch gibt es weiterhin Gremienmitglieder, die Papier bevorzugen. Für Nico Flohr ist das Ziel klar: eine vollkommene Digitalisierung, die Abläufe weiter vereinfacht und Ressourcen schont.
Team, Ausbildung und Belastung
Ein tiefes Verständnis für politische und verwaltungsrechtliche Prozesse, Organisationstalent, diplomatisches Geschick und Stressresistenz und soziale Kompetenz sind für den Job im Sitzungsdienst essentiell. Das Team gehört als Sachgebiet zum Hauptamt. Alle Auszubildende verbringen mehrere Monate hier und erhalten so einen unmittelbaren Einblick in kommunale Prozesse. „Bei uns lernen sie die Verwaltungsstruktur intensiv kennen“, erklärt Nico Flohr. Er selbst hat den Weg über die Ausbildung ins Team gefunden. Sein Kollege ist über ein Praktikum im Zuge einer Umschulung auf den Sitzungsdienst aufmerksam geworden und hat sich nach Abschluss der Umschulung erfolgreich bei der Stadt beworben.
Die Arbeit fordert jedoch auch persönliche Opfer. Nico Flohr sagt offen: „Wie in vielen anderen Berufen mit spontanen Ereignissen und teils ungewissen Feierabendzeiten, hat man hier einen eher untypischen Job in einer kommunalen Behörde. Kein ‚typisch Verwaltung‘ und kein ‚Freitag ab 1, macht jeder seins‘.“ Für ihn ist es die Schnittstellenfunktion, die ihm besonders Freude macht. „Es gefällt mir, als Verbindung zwischen so vielen unterschiedlichen Ämtern zu arbeiten und meinen Kolleginnen und Kollegen zu helfen.“. Trotz Stress und Verantwortung mögen beide ihren Job. Für sie ist der Sitzungsdienst mehr als Verwaltungspraxis. Er ist die Brücke, die Politik, Verwaltung und Bürgerinnen und Bürger verbindet, oft unsichtbar, aber unverzichtbar für das Funktionieren der Stadt.
