Betriebsausgaben optimal zu gestalten, ist gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen entscheidend, um die steuerliche Belastung zu minimieren und die finanzielle Effizienz zu maximieren. Dabei spielen sowohl eine sorgfältige Planung und gezielte Investitionen eine wesentliche Rolle, um langfristig Wettbewerbsvorteile zu sichern, als auch das Wissen um die gegebenen steuerlichen Möglichkeiten. Vier wesentliche Punkte zur Optimierung der Betriebsausgaben wollen wir hier einmal näher beleuchten.
Geschenke an Geschäftspartner
Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft und betrieblich veranlasste Geschenke sind darüber hinaus ein bewährtes Mittel zur Kundenbindung und -gewinnung. Allerdings dürfen Unternehmen nur Geschenke bis zu einem Wert von 50 Euro pro Jahr und Empfänger als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Zudem sind dafür entsprechende Aufzeichnungen erforderlich und es muss klar ersichtlich sein, dass das Geschenk aus betrieblichen Gründen gemacht wurde. Dies schließt Geschenke aus privatem Anlass aus. Daneben müssen die Geschenke eindeutig einem Empfänger zugeordnet werden können. Bei der Buchführung sollten daher Name und Adresse des Empfängers sowie der Anlass des Geschenks dokumentiert werden. Dies gilt auch dann, wenn der Gewinn durch die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt wird.
Und Vorsicht: Beim Empfänger können die Geschenke steuerpflichtig sein und zwar unabhängig davon, ob der Wert des Geschenks die Grenze von 50 Euro überschreitet oder nicht. Nur bei sogenannten „Aufmerksamkeiten“ bis zu einem Wert von 60 Euro, die aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses gegeben werden, sind die Vorteile nicht steuerbar. Allerdings kann der Schenkende die Geschenke auch einfach mit 30 Prozent pauschalversteuern. In diesem Fall muss der Empfänger nicht selbst die Geschenke als Betriebseinnahmen versteuern, da die Steuerlast bereits durch die Pauschalierung abgegolten ist. Der Schenker muss den Empfänger jedoch über die Pauschalierung informieren.
Verpflegungspauschalen bei Auswärtstätigkeit
Für Geschäftsreisen, bei denen der Unternehmer mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte entfernt ist, kann eine Verpflegungspauschale von 14 Euro pro Tag als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Diese Regelung ist besonders vorteilhaft für eintägige Reisen ohne Übernachtung. Bei mehrtätigen Reisen gelten die 14 Euro jeweils für den An- und Abreisetag sogar unabhängig von der zeitlichen Dauer der Auswärtstätigkeit. Für volle Abwesenheitstage beträgt die Pauschale 28 Euro. Bei Dienstreisen der Arbeitnehmer kann der Unternehmer diese Pauschalen steuerfrei an den Arbeitnehmer zahlen und als Betriebsausgaben geltend machen. Gewährt der Arbeitgeber den Arbeitnehmern während der Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit, so sind auch die dafür anfallenden Aufwendungen Betriebsausgaben. Beim Arbeitnehmer sind allerdings die steuerfreien Pauschalen um 5,60 Euro für ein Frühstück und bei einem Mittag- oder Abendessen um jeweils 11,20 Euro zu kürzen.
Vorweggenommene Betriebsausgaben bei Existenzgründung
Vor der eigentlichen Betriebseröffnung können mitunter bereits betriebliche Aufwendungen anfallen, die als vorweggenommene Betriebsausgaben bezeichnet werden. Diese Ausgaben können steuerlich geltend gemacht werden, sofern ein ausreichender Zusammenhang mit der späteren Gewinnerzielung besteht. Beispiele hierfür sind Reisekosten für die Besichtigung von Geschäftsräumen, Planungskosten für Betriebsgebäude oder Finanzierungskosten. Es ist jedoch wichtig, dass diese Ausgaben einzeln nachgewiesen werden können, um als Betriebsausgaben anerkannt zu werden. Insbesondere kann aber auch bereits vor der Betriebseröffnung ein sogenannter Investitionsabzugsbetrag in Höhe von 50 Prozent der Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten der geplanten Investitionen für bewegliche Wirtschaftsgüter (Lkw, Maschinen, Büroeinrichtung etc.) gebildet werden, die im Jahr der Anschaffung oder Herstellung und im Folgejahr im Unternehmen betrieblich genutzt oder vom Unternehmen später vermietet werden. Durch eine entsprechend geringere Steuerbelastung lässt sich der Finanzierungsbedarf so vom Finanzamt temporär gegenfinanzieren. Dafür sinkt aber das künftige Abschreibungsvolumen.
Vollabschreibung von Hard-/Software
Die Digitalisierung erfordert kontinuierliche Investitionen in Hard- und Software. Für Unternehmen bietet die Möglichkeit der Vollabschreibung eine attraktive Steuerersparnis. Kleinere Wirtschaftsgüter, zu denen auch Hard- und Software gehören können, dürfen im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden, sofern die Anschaffungskosten den Betrag von 800 Euro netto nicht überschreiten. Alternativ gibt es die Möglichkeit, angeschaffte Wirtschaftsgüter im Wert von bis zu 1.000 Euro in einen sogenannten Sammelposten einzustellen und über fünf Jahre abzuschreiben. Oft attraktiver ist jedoch dies: Für bestimmte Hard- und Software hat sich die Abschreibungsdauer nach Ansicht der Finanzverwaltung aufgrund der rasanten Entwicklung auf ein Jahr verkürzt. Das bedeutet im Ergebnis, dass solche Wirtschaftsgüter im Jahr der Anschaffung (unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten) sofort in voller Höhe abgeschrieben und damit steuerlich geltend gemacht werden können. Das gilt selbst für den Fall, dass diese fremdfinanziert werden. Nur wer least, ist außen vor, weil hier immer nur die Leasingraten im Zeitpunkt der Zahlung geltend gemacht werden können.
Fazit
Durch die gezielte Anwendung dieser steuerlichen Regelungen können Unternehmen ihre Betriebsausgaben optimieren und finanzielle Ressourcen effizienter nutzen. Eine sorgfältige Planung und Dokumentation der Ausgaben ist dabei unerlässlich, um die steuerlichen Vorteile voll ausschöpfen zu können. Neben den genannten Punkten gibt es natürlich viele weitere Möglichkeiten, um die Steuerbelastung und deren zeitlichen Anfall zu optimieren und zu steuern. Sprechen Sie Ihren Steuerberater gezielt darauf an.
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