Die Frist endet bald: Unternehmen, die elektronische Kassensysteme oder vergleichbare digitale Aufzeichnungssysteme wie zum Beispiel Tablet- Kassensysteme verwenden, müssen diese erstmals bis spätestens zum 31. Juli 2025 über die neue elektronische Schnittstelle der Finanzverwaltung registrieren und fortan Änderungen mitteilen.
Bereits seit dem Jahr 2020 besteht die Pflicht, elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Neu ist jedoch die zentrale Registrierungspflicht: Bis spätestens Ende Juli 2025 müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die der Einzelaufzeichnungspflicht unterliegen, digital beim Finanzamt angemeldet werden. Dafür hat die Finanzverwaltung seit dem 1. Januar 2025 eine entsprechende Schnittstelle geschaffen.
Der Gesetzgeber hat bundesweit die Pflicht zur Kassenregistrierung eingeführt, um die Transparenz hinsichtlich der im Unternehmen verwendeten Kassensysteme und damit die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle zu erhöhen. Zusammen mit weiteren Maßnahmen wie zum Beispiel der Durchführung von Kassen-Nachschauen durch die Finanzämter bei den Unternehmen oder der Belegausgabepflicht soll somit Steuerbetrug bei Kassenaufzeichnungen im Bargeldbereich wirksam bekämpft werden.
Was müssen Unternehmen zur Kassenregistrierung wissen?
Über das Online-Finanzamt „Mein ELSTER“ oder die ERiC-Schnittstelle müssen alle in einer Betriebsstätte eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme den Finanzbehörden gemeinsam in einer einheitlichen Mitteilung gemeldet werden. Die Meldung kann ausschließlich auf elektronischem Wege erfolgen.
Zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen gehören beispielsweise Kassensysteme oder Registrierkassen, Tablet-/App-Kassensysteme, Waagen, die zur Erfassung und Abwicklung von baren Zahlungsvorgängen dienen können, die über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Dies gilt auch für Taxameter und Wegstreckenzähler (§ 146a Abs. 4 AO).
Zu den erforderlichen Angaben gehören:
1. Name des Steuerpflichtigen,
2. Steuernummer des Steuerpflichtigen,
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
7. Datum der Anschaffung bzw. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Aktuell gelten folgende Übergangsregelungen:
| Anschaffung bis 30. Juni 2025 | ▶ Anmeldung bis 31. Juli 2025 |
| Anschaffung ab 1. Juli 2025 | ▶ Anmeldung innerhalb eines Monats |
| Außerbetriebnahme bis 30. Juni 2025 | ▶ Abmeldung bis 31. Juli 2025 nur dann erforderlich, wenn sie zuvor angemeldet wurden |
| Außerbetriebnahme ab 1. Juli 2025 | ▶ Abmeldung innerhalb eines Monats |
Das Bundesministerium der Finanzen hat eine Anleitung bereitgestellt (siehe Linksammlung):
BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 zum Mitteilungsverfahren
BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 zur Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung von EU-Taxametern und Wegstreckenzählern
Ausfüllanleitung – Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme
Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums: Das Kassengesetz für mehr Steuergerechtigkeit: Belegausgabepflicht zum 1. Januar 2020 stärkt Transparenz und hilft gegen Steuerbetrug
